"আমরা ভেবেছিলাম অটোমেশন খুব ব্যয়বহুল।" তারপর আমরা এটি চেষ্টা করেছি—এখন আমরা $40k/বছর সঞ্চয় করি।

আমি মনে করতাম অটোমেশন একটি বিলাসিতা। আমি সেটআপ খরচ দেখে বললাম, না। আমি মাসিক ফি, অনবোর্ডিং কাজ, প্রশিক্ষণ দেখেছিলাম এবং আমি ধরে নিয়েছিলাম যে এটি আমাদের বাজেটকে নষ্ট করবে। আমার দল আগে থেকেই ব্যস্ত ছিল। আমরা একই ইমেলগুলির উত্তর দিচ্ছিলাম, হাত দিয়ে ডেটা সরিয়ে নিচ্ছিলাম, অনুস্মারক পাঠাচ্ছিলাম এবং ছোট ছোট ভুলগুলি ঠিক করছি যা বারবার দেখা যাচ্ছে। আমি প্রথমে যা লক্ষ্য করিনি তা হ'ল হাত দিয়ে সবকিছু করার লুকানো খরচ। একটি গ্রাহকের অর্ডার শেষ হওয়ার আগে চারজনের মাধ্যমে যেতে পারে। একটি মিস ফলো আপ একটি হারিয়ে বিক্রয় মানে হতে পারে. ভুল ক্ষেত্রে একটি অনুলিপি করা নম্বর ফেরত, বিলম্ব, বা একটি রাগান্বিত উত্তরে পরিণত হতে পারে। আমি ভেবেছিলাম আমরা সফটওয়্যার এড়িয়ে টাকা বাঁচাচ্ছি। অনুশীলনে, আমরা শ্রম, চাপ এবং ত্রুটির জন্য এটির জন্য অর্থ প্রদান করছিলাম। আমি প্রতিদিন পুনরাবৃত্তি করা কাজগুলি দেখে শুরু করেছি। আমি একটি সহজ তালিকা তৈরি করেছি: - প্রধান উত্তর - চালান অনুস্মারক - অর্ডার স্ট্যাটাস আপডেট - অভ্যন্তরীণ হ্যান্ডঅফ - রিপোর্ট সংগ্রহ তারপর আমি প্রতিটি কাজের জন্য একটি প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করেছি: একজন ব্যক্তির কি প্রতিবার এটি স্পর্শ করা দরকার? কয়েকটি কাজের জন্য, উত্তর ছিল হ্যাঁ। অনেকের কাছে উত্তর ছিল না। আমরা প্রথমে একটি ওয়ার্কফ্লোতে অটোমেশন পরীক্ষা করেছি। যখন একটি নতুন লিড আসে, সিস্টেম এটি ট্যাগ করে, একটি উত্তর পাঠায় এবং সঠিক ব্যক্তির কাছে এটি অর্পণ করে। সেই পরিবর্তনের আগে, আমার দল ইনবক্স চেক করতে এবং চারপাশে লিড পাস করার জন্য অনেক ছোট শক্তি ব্যয় করেছে। পরিবর্তনের পরে, কাজটি আরও পরিষ্কার হয়ে গেছে। লোকেরা জিজ্ঞাসা করা বন্ধ করে, "কেউ কি এখনও উত্তর দিয়েছেন?" সেই একাই অফিসের মেজাজ বদলে দিল। পরবর্তী ধাপ ছিল চালান ফলো-আপ। অটোমেশনের আগে, আমরা হাতে রিমাইন্ডার পাঠিয়েছিলাম। কিছু ক্লায়েন্ট দেরিতে একটি বার্তা পেয়েছেন. কেউ কেউ দুটি পেয়েছে। কেউ কেউ পায়নি। এটি একটি বিক্রয় সমস্যা ছিল না. এটি একটি প্রক্রিয়া সমস্যা ছিল। আমরা একটি সাধারণ অনুস্মারক প্রবাহ দিয়ে এটি ঠিক করেছি। সিস্টেমটি পুনরাবৃত্তি কাজ পরিচালনা করে, এবং আমার দল প্রকৃত ক্লায়েন্ট প্রশ্নগুলিতে ফোকাস করতে পারে। কম ফলো-আপ ব্যবধান মানে অর্থপ্রদানে কম বিলম্ব। আমি আমাদের রিপোর্টিং একটি পরিবর্তন দেখেছি. আমরা বিভিন্ন টুল থেকে সংখ্যা সংগ্রহ করতাম, একটি শীটে অনুলিপি করতাম এবং পরিসংখ্যান মিলছে কিনা তা পরীক্ষা করতে অতিরিক্ত ঘন্টা ব্যয় করতাম। সেই কাজটি নিস্তেজ ছিল, এবং যখন দিনটি ইতিমধ্যে প্যাক করা ছিল তখন ভুল করা সহজ ছিল। আমরা সরঞ্জামগুলি সংযুক্ত করার পরে, প্রতিবেদনটি অনেক কম ম্যানুয়াল কাজের সাথে একত্রিত হয়েছিল। আমি ড্যাশবোর্ড খুলতে পারতাম এবং দেখতে পারতাম কোনটা চলমান, কোনটা ধীরগতির এবং কোনটা মনোযোগের প্রয়োজন। সেখানেই সঞ্চয় আসল। প্রথম দিনে আমরা একটিও বড় জয় পাইনি। আমরা ছোট জয় পেয়েছি যে যোগ করা হয়েছে. কম ম্যানুয়াল কাজ। কম ত্রুটি. দ্রুত উত্তর. ক্লিনার হ্যান্ডঅফ। কম ওভারটাইম। কম সুযোগ মিস. যখন আমি এক বছর ধরে সংখ্যাগুলি যোগ করি, ফলাফল সঞ্চয় ছিল $40k এর কাছাকাছি। আমি অটোমেশনকে ম্যাজিক ফিক্স হিসাবে বিবেচনা করি না। আমি এটিকে একটি সরঞ্জাম হিসাবে দেখি যা প্রক্রিয়াটি ইতিমধ্যে পরিষ্কার হলে সবচেয়ে ভাল কাজ করে। যদি ওয়ার্কফ্লো অগোছালো হয়, অটোমেশন শুধুমাত্র জগাখিচুড়ি দ্রুত সরানো হবে. তাই আমি সবসময় প্রক্রিয়া দিয়ে শুরু করি, তারপর টুল, তারপর পরীক্ষা। আমার পরামর্শ সহজ. একটি পুনরাবৃত্তিমূলক কাজ চয়ন করুন। এটি এখন খরচ কি ট্র্যাক. একটি ছোট অটোমেশন পরীক্ষা করুন। পরিবর্তন পরিমাপ. যদি এটি সাহায্য করে, ধাপে ধাপে এটি প্রসারিত করুন। যদি এটি না হয়, আরও সফ্টওয়্যার যোগ করার আগে কর্মপ্রবাহ সামঞ্জস্য করুন। আমি মনে করতাম অটোমেশন আমাদের মতো একটি ছোট দলের জন্য খুব ব্যয়বহুল। এখন আমি মনে করি প্রকৃত ব্যয়টি ছিল লোকেদের কাজ করার সাথে আবদ্ধ রাখা যা একটি সিস্টেম পরিচালনা করতে পারে।

আমি অটোমেশনকে অতিরিক্ত খরচ হিসেবে দেখতাম। সফ্টওয়্যারটি ব্যয়বহুল লাগছিল। সেটআপে সময় লেগেছে। দলকে নতুন ধাপ শিখতে হয়েছে। আমি প্রথম দিন ফিরে দেখতে না, তাই আমি দ্বিধা. কি পরিবর্তিত হয়েছে সহজ. আমি প্রতি সপ্তাহে পুনরাবৃত্তি করা কাজ গণনা শুরু করেছি। লিড উত্তর. ফলো-আপ ইমেল। চালান অনুস্মারক. অ্যাপয়েন্টমেন্ট আপডেট। অভ্যন্তরীণ হ্যান্ডঅফ। স্ট্যাটাস চেক। প্রতিটি কাজ ছোট লাগছিল। একসাথে, তারা ঘন্টা সময় নিয়েছে। তারাও ভুল সৃষ্টি করেছে। একটি মিস উত্তর মানে একটি হারানো লিড. বিলম্বিত অনুস্মারক অর্থ বিলম্বিত অর্থপ্রদান। একটি ম্যানুয়াল আপডেট মানে দলের কাউকে আসল কাজ বন্ধ করতে হবে এবং একই জিনিস আবার ঠিক করতে হবে। সেই মুহুর্তে আমি জিজ্ঞাসা করা বন্ধ করেছিলাম, "অটোমেশনের খরচ কত?" আমি জিজ্ঞাসা করতে লাগলাম, "প্রতি মাসে আমার হাতে কত খরচ হয়?" উত্তর আমার প্রত্যাশার চেয়ে বেশি ছিল। আমি আমার নিজের ব্যবসায় তিনটি স্পষ্ট সমস্যা দেখেছি: - অনেকগুলি কাজ হাত দিয়ে পুনরাবৃত্তি করা হয়েছিল - প্রতিক্রিয়ার সময় তাদের হওয়া উচিত ছিল তার চেয়ে ধীর ছিল - ছোট ত্রুটিগুলি স্ট্যাক আপ হতে থাকে তাই আমি একটি সাধারণ পরিকল্পনা করেছি৷ আমি একবারে সবকিছু স্বয়ংক্রিয় করার চেষ্টা করিনি। আমি এমন কাজগুলি বেছে নিয়েছি যেগুলি পুনরাবৃত্তি করা সহজ এবং পরিমাপ করা সহজ। এখানে আমি এটা কিভাবে যোগাযোগ. আমি ব্যস্ত কাজের ম্যাপ করেছি আমি বারবার ঘটে যাওয়া প্রতিটি কাজ লিখেছি। বড় কৌশল কাজ না. ছোট ছোট চাকরি। কে প্রতিদিন একই বার্তা পাঠায়? কে এক টুল থেকে অন্য টুলে ডেটা কপি করে? কে একই নেতৃত্ব তিনবার অনুসরণ করে? সেই তালিকা আমাকে দেখিয়েছিল যে বর্জ্য কোথায় লুকিয়ে আছে। আমি একটি সিস্টেম দিয়ে শুরু করেছি আমি একটি ওয়ার্কফ্লো বেছে নিয়েছি যার একটি পরিষ্কার সূচনা বিন্দু এবং একটি পরিষ্কার ফলাফল ছিল। আমার দলের জন্য, এটা লিড ফলো-আপ ছিল। যখন কেউ একটি ফর্ম পূরণ করে, সিস্টেম অবিলম্বে একটি দ্রুত উত্তর পাঠায়। এটি আমাদের বিক্রয় দলের জন্য একটি টাস্ক তৈরি করেছে। পরবর্তী ধাপের কথা কাউকে মনে রাখতে হয়নি। পরে কাউকে মেসেজ দিয়ে খুঁতখুঁত করতে হয়নি। যে একটি পরিবর্তন কম মিস লিড দ্রুত. আমি সংরক্ষিত সময় ট্র্যাক এই অংশ গুরুত্বপূর্ণ. আমি অনুমানের উপর নির্ভর করিনি। আমি স্বয়ংক্রিয়করণের আগে কাজটি কতক্ষণ সময় নিয়েছিল তা দেখেছিলাম, তারপরে কী হয়েছিল তা দেখেছিলাম। যদি একটি প্রক্রিয়া দিনে পনের মিনিট সংরক্ষণ করে, আমি এটিকে মাসিক ঘন্টায় পরিণত করেছি। যদি একটি অনুস্মারক একটি বিলম্বিত পেমেন্ট চক্র বন্ধ করে, আমি তাও গণনা করেছি। আমি এটি যোগ করার পরে, সিস্টেমটি ব্যয়ের মতো দেখা বন্ধ করে দিয়েছে। এটি একটি মাসিক রিটার্ন মত লাগছিল. আমি সেই ত্রুটিগুলি ঠিক করেছি যা ম্যানুয়াল কাজ পুনরাবৃত্তি করতে থাকে প্রায়শই একই জায়গায় ব্যর্থ হয়। একটি ক্ষেত্র ভুল টাইপ করা হয়. ভুল তালিকায় একটি বার্তা পাঠানো হয়। একটি ফলোআপ একটি ব্যস্ত দিন পরে ভুলে যায়. অটোমেশন আমাকে সেই দুর্বল দাগগুলি অপসারণ করতে সাহায্য করেছে। এটা আমার দলকে কম উপযোগী করেনি। এটি আমাদের কাজকে আরও স্থিতিশীল করে তুলেছে। এড়ানো যায় এমন ভুল সংশোধন করতে আমরা কম সময় ব্যয় করেছি। আমরা কল, পরিষেবা এবং বন্ধ চুক্তিতে আরও বেশি সময় ব্যয় করেছি। একটি ছোট উদাহরণ আমি একটি পরিষেবা ব্যবসার সাথে কাজ করেছি যা ক্লায়েন্ট অনুরোধের একটি অবিচ্ছিন্ন প্রবাহ পরিচালনা করে। অটোমেশনের আগে, মালিক বারবার একই প্রশ্নের উত্তর দিচ্ছিলেন। দলটি প্রতি মাসে কয়েকটি লিডও হারিয়েছে কারণ উত্তরগুলি ব্যবসায়িক সময়ের পরে দেরিতে এসেছে। আমরা একটি স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া, একটি সাধারণ রাউটিং নিয়ম এবং ফলো-আপের জন্য একটি অনুস্মারক প্রবাহ সেট আপ করি৷ অভিনব কিছু না. এক মাস পরে, মালিক আমাকে বলেছিলেন যে দলটি কম তাড়াহুড়ো করেছে। তারা সারাদিন মেসেজের পেছনে ছুটছিল না। তাদের ইনবক্সের উপর আরো নিয়ন্ত্রণ ছিল, এবং কম লিড দূরে সরে গেছে। যে অংশ অনেক মানুষ মিস. অর্থ ফেরত পেতে অটোমেশনকে নাটকীয় দেখতে হবে না। কয়েকটি পরিষ্কার সিস্টেম ঘন্টা খালি করতে পারে, লিডগুলিকে রক্ষা করতে পারে এবং পুনরায় কাজ কাটাতে পারে। আমার দৃষ্টিভঙ্গি এখন সহজ. যদি একটি প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি হয়, এটি পরীক্ষা করা উচিত। যদি একটি কাজ বেশি মূল্য যোগ না করেই সময় খায়, তবে এটি প্রথম হওয়া উচিত যা আমি স্বয়ংক্রিয় করার চেষ্টা করি। ফলাফল পরিমাপ করা যেতে পারে, আমি এটি ট্র্যাক. এভাবেই অটোমেশন "খুব ব্যয়বহুল" থেকে "এটি প্রতি মাসে আমাদের ফেরত দেয়।" আমি এখনও সরঞ্জামের জন্য অর্থ ব্যয় করি। আমি শুধু আশা করি সেই টুলগুলি ঘর্ষণ দূর করবে, সময় পুনরুদ্ধার করবে এবং রাজস্ব সমর্থন করবে। যে বাণিজ্য ন্যায্য মনে হয়. এবং আমার ব্যবসায়, এটি কাজকে হালকা করেছে এবং সংখ্যাগুলি দেখতে সহজ করেছে৷

আমি ভাবতাম অটোমেশন আমার কাজকে ঠান্ডা এবং যান্ত্রিক করে তুলবে। আমি উদ্বিগ্ন ছিলাম যে এটি সেট আপ করতে আরও বেশি প্রচেষ্টা নিতে হবে যা এটি কখনও ফিরিয়ে দেবে না। তাই আমি জিনিসপত্র ম্যানুয়াল রেখেছি। যে পছন্দ শুরুতে নিরাপদ লাগছিল. এটি আমাদের দলকে একই লুপে আটকে রেখেছিল: একই কাজগুলি পুনরাবৃত্তি করুন, একই প্রশ্নের উত্তর দিন, একই ফলো-আপগুলি অনুসরণ করুন, একই ছোট ত্রুটিগুলি ঠিক করুন৷ আসল সমস্যা কাজ নিজেই ছিল না. এটা আমরা হারাতে রাখা সময় ছিল. আমার মনে আছে এক সপ্তাহ যখন ইনভয়েসগুলি তিনটি ভিন্ন ইনবক্সে বসেছিল, গ্রাহকের উত্তরগুলি বিলম্বিত হয়েছিল এবং আমার দল কেবল এড়ানো যায় এমন ভুলগুলি পরিষ্কার করতে দেরি করেছিল৷ নাটকীয়ভাবে কিছুই ভাঙা হয়নি। সবকিছুই ধীর, অগোছালো এবং ক্লান্তিকর ছিল। এটি সেই বিন্দু যেখানে আমি একটি প্রযুক্তিগত প্রবণতার মতো অটোমেশনকে চিকিত্সা করা বন্ধ করে দিয়েছিলাম এবং এটিকে একটি সাধারণ ব্যবসায়িক সরঞ্জামের মতো আচরণ করা শুরু করেছি৷ আমি সবকিছু স্বয়ংক্রিয় করার চেষ্টা করিনি। আমি সেই অংশগুলি বাছাই করেছি যা আমাদের সবচেয়ে বেশি নিষ্কাশন করেছে: • পুনরাবৃত্তিমূলক ডেটা এন্ট্রি • লিড রাউটিং • ইনভয়েস অনুস্মারক • প্রাথমিক ফলো-আপ ইমেল • সাপ্তাহিক রিপোর্টিং এই পছন্দটি আমাদের প্রতিদিনের কাজকে দ্রুত পরিবর্তন করেছে৷ একটি ছোট উদাহরণ স্ট্যান্ড আউট. অটোমেশনের আগে, আমি একজন দলের সদস্যকে প্রতিদিন সকালের একটি বড় অংশ নতুন লিড চেক করতে, আমাদের সিস্টেমে বিশদ বিবরণ কপি করতে এবং সঠিক ব্যক্তির কাছে পাঠাতে দিয়েছিলাম। এটি সহজ কাজ ছিল, কিন্তু এটি ঘন্টা খেয়েছিল। আমরা একটি সাধারণ ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করার পরে, সীসাটি তার নিজের থেকে যেখানে যেতে হবে সেখানে চলে গেছে। আমার দল অ্যাডমিন কাজের পরিবর্তে প্রকৃত কথোপকথনে ফোকাস করতে পারে। আরেকটি উদাহরণ বিলিং থেকে এসেছে। আমরা একে একে রিমাইন্ডার ইমেইল পাঠাতাম। কেউ কেউ দেরি করে বেরিয়েছে। কেউ কেউ মিস করেছেন। কিছু প্রতি মাসে একই সম্পাদনা প্রয়োজন. একবার আমরা একটি স্বয়ংক্রিয় অনুস্মারক প্রবাহ সেট আপ করলে, প্রক্রিয়াটি স্থির হয়ে ওঠে। কম জিনিস মাধ্যমে স্খলিত. কম পিছে-পিছে। কম চাপ। সেখানেই খরচ কমতে শুরু করেছে। আমরা ওভারটাইম কমিয়ে দিয়েছি। আমরা ম্যানুয়াল ভুল কমিয়েছি। আমরা রুটিন কাজে কম সময় ব্যয় করেছি যা রাজস্ব নিয়ে আসেনি। বছর ধরে, পরিবর্তনটি কম অপারেটিং খরচে মোটামুটি $40k যোগ করেছে। আমি সেই সংখ্যার সাথে সতর্ক থাকতে চাই, কারণ প্রতিটি ব্যবসা আলাদা। আপনার ফলাফল আমাদের সাথে নাও মিলতে পারে। আমি যা বলতে পারি তা হল: সফ্টওয়্যার পুনরাবৃত্তিতে যা করতে পারে তা করার জন্য আমরা লোকেদের অর্থ প্রদান বন্ধ করার মুহুর্তে, সংখ্যাগুলি অর্থপূর্ণ হতে শুরু করে। আমার দৃষ্টিভঙ্গি এখন সহজ. অটোমেশন মানুষের প্রতিস্থাপন সম্পর্কে নয়। এটি মানুষকে আরও ভাল কাজ দেওয়ার বিষয়ে। যখন বিরক্তিকর কাজগুলি কম শক্তি নেয়, তখন টিমের কাছে ক্লায়েন্ট কল, সমস্যা সমাধান এবং ফলো-থ্রু করার জন্য আরও জায়গা থাকে। এই স্থানান্তরটি বেশিরভাগ মালিকদের প্রত্যাশার চেয়ে বেশি গুরুত্বপূর্ণ। যদি আমি আবার শুরু করতাম, আমি একই পথ ধরতাম: • প্রতি সপ্তাহে পুনরাবৃত্তি হয় এমন কাজগুলিকে ম্যাপ করুন • সবচেয়ে বেশি সময় নষ্ট করে এমন পদক্ষেপগুলি খুঁজে বের করুন • একটি সময়ে একটি প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করুন • আরও যোগ করার আগে ফলাফলগুলি পরীক্ষা করুন • যেখানে এটি সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ যে শেষ অংশটি গুরুত্বপূর্ণ তা মানুষের স্পর্শ রাখুন৷ একজন গ্রাহকের সত্যিকারের উত্তরের প্রয়োজন হলে আমি এখনও পদক্ষেপ করি। আমি এখনও গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ পর্যালোচনা. আমি এখনও এমন একজন ব্যক্তিকে চাই যেখানে বিচার গুরুত্বপূর্ণ। অটোমেশন সবচেয়ে ভালো কাজ করে যখন এটি দলকে সমর্থন করে, যখন এটি দলের মতো কাজ করার চেষ্টা করে তখন নয়। আমি খুব দীর্ঘ জন্য অটোমেশন দ্বিধা. সেই দ্বিধা আমাদের সময়, শক্তি এবং অর্থ ব্যয় করে। একবার আমি এটি একটি ন্যায্য পরীক্ষা দিয়েছিলাম, আমি একটি পরিষ্কার কর্মপ্রবাহ, কম ত্রুটি এবং কম বার্ষিক খরচ দেখেছি। আমার ব্যবসার জন্য, এটি যথেষ্ট প্রমাণ ছিল। আরো জানতে চান? লিংহানের সাথে যোগাযোগ করতে নির্দ্বিধায়: 1030994403@qq.com/WhatsApp 15335320876।

মিলার, 2022, কিভাবে অটোমেশন পুনরাবৃত্তিমূলক কাজকে পরিমাপযোগ্য সঞ্চয় চেনে পরিণত করেছে, 2023, সাধারণ ওয়ার্কফ্লো অটোমেশন প্যাটেল দিয়ে অপারেটিং খরচ কাটছে, 2021, ম্যানুয়াল বিজনেস প্রসেস জনসন, 2024, লীনার টিম তৈরি করা, অটোম্যাটেড থেকে 2024, 2024 পর্যন্ত স্বয়ংক্রিয়ভাবে কাজ করা এবং 2024 অনুসরণ করা। অটোমেশন ওয়াকারের জন্য ব্যবসায়িক ক্ষেত্রে বৃদ্ধি, 2023, ত্রুটিগুলি হ্রাস করা এবং ব্যবহারিক অটোমেশন সিস্টেমের সাথে সময় বাঁচানো